W eventach trzeba umieć słuchać siebie wzajemnie

Wywiad z Sebastianem Prokopem dla Magazynu OOH

Czy zadaniem prowadzącego jest ratowanie eventów? 

Należy zacząć od tego, że dobrze przygotowanego eventu nie trzeba ratować i należy zrobić wszystko, aby tego uniknąć. Najgorzej kończą się bezsensowne oszczędności lub niewłaściwa dystrybucja środków w budżecie. Organizatorzy często są przekonani, że zatrudnienie super gwiazdy sprawi, że event przygotowany „na kolanie” będzie doskonały – a tak to nie działa. Widuję imprezy z rozbuchanym cateringiem, a brakuje np. sensownego artysty, który porwie publiczność. Spotykam cudowne scenografie, ale poskąpiono na zakup praw do muzyki, która podkreśla dramaturgię wydarzeń na scenie. Obserwuję jak organizatorzy dochodzą do wniosku, że niepotrzebna jest im agencja eventowa, a później męczą się z nieprzewidzianymi problemami. Wszystkie klocki muszą być wysokiej jakości, aby tworzyć solidną konstrukcję. Oczywiście nie mówię tutaj o konieczność wydawania kroci, a raczej racjonalnym i przemyślanym planowaniu w ramach zasobów, którymi dysponujemy. Prowadzący powinien być wisienką na piętrowym torcie, a nie głównym filarem budowli.

Z jaką najbardziej niespodziewaną sytuacją spotkałeś się obserwując pracę prowadzących na evencie? Jak udało się z niej wybrnąć?

Pamiętam jak podczas kluczowego momentu eleganckiej gali wieczornej jednej z firm ubezpieczeniowych nagle zabrakło prądu w całym obiekcie. Zgasło dosłownie wszystko – światła na scenie i w sali, scenografia, ekrany multimedialne. Jedynie mikrofony i nagłośnienie były podłączone do zapasowego agregatu. Spodziewałem się, że konferansjer – tak się składa, że był to Marcin Prokop – poprosi o chwilę przerwy na uruchomienie awaryjnych źródeł zasilania, jednak stało się coś zupełnie zaskakującego. Prowadzący powiedział coś w rodzaju „Widzicie? Teraz nastała ciemność. Po to, żeby po niej mogła nastać jasność. Dobry zespół poradzi sobie ze wszystkim nawet w takich warunkach. Dlatego nie zrażajcie się chwilowym niepowodzeniem…” po czym wokół tej myśli wysnuł blisko 10 minutową narrację, którą wymyślił na poczekaniu. Efekt był tak, że nikt się nie zorientował, że była to wpadka. Podobno prezes firmy po evencie podszedł do agencji eventowej i stwierdził „Ale mi zrobiliście niespodziankę tą akcją ze światłem. Nie było tego w scenariuszu, ale pomysł sprawdził się świetnie”. Oczywiście tylko wysokiej klasy prowadzący z otwartą głową poradzi sobie w takiej sytuacji.

Na co powinni zwrócić uwagę organizatorzy przy wyborze prowadzącego?

Na dopasowanie charakteru konferansjera do danego wydarzenia. Nierzadko spotykam się z tym, że na dostojnym bankiecie prowadzący próbuje przemycać rubaszne żarty, na które nie ma odpowiednich okoliczności. Tak samo na energetycznych imprezach dla młodych ludzi widuję osoby, które nie potrafią wydobyć z siebie luzu i zanudzają publiczność. Każdy prowadzący ma swój styl odpowiedni do potrzeb określonego rodzaju wydarzeń. Warto także zwrócić uwagę na umiejętności językowe, jeśli impreza ma być prowadzona np. po angielsku. Często prowadzący, którzy są świetni w ojczystym języku, nie potrafią przełożyć swojego talentu na obcą mowę.

Czy bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu masz „przepis na sukces”: jak uniknąć wpadek/nieplanowanych sytuacji podczas eventów?

Najlepiej jest słuchać siebie wzajemnie. Często spotykam się z podejściem, że ktoś ma przypisuje sobie wyłączną rację. Agencje mówią, że zorganizowały już 1000 wydarzeń i mają najlepsze doświadczenie, klienci powołują się na to, że są płatnikiem i muszą mieć tak, jak oczekują, konferansjerzy potulnie zgadzają się na wszystko co zostanie ustalone, a techniczni twierdzą, że przecież oni są tu tylko od techniki. Tymczasem każda z tych stron ma swoje unikalne doświadczenia, obserwacje i wnioski, a ich suma daje potężną wiedzę. W momencie kiedy wszyscy mogą zaprezentować swoje poglądy w atmosferze szacunku, często efekt wspólnej burzy mózgów daje spektakularne efekty końcowe. Dla przykładu, pewnego razu klient uparł się, żeby podczas wręczenia 120 nagród każdy laureat zostawał ze statuetką na scenie aż do grupowego zdjęcia końcowego. Efekt był taki, że panie, które weszły na scenę jako pierwsze przez dobrą godzinę musiały stać w szpilkach trzymając ciężką nagrodę, miejsce na podeście błyskawicznie się skończyło, więc część osób stała na podłodze a na sali ze 150 osób zostało przy stolikach 30, co wyglądało komicznie. Gdyby organizator wziął pod uwagę rady doświadczonego konferansjera, który wręczał nagrody setki razy i zna optymalne sposoby na przeprowadzenie takiego procesu, ta sytuacja nie miałaby miejsca.

Czy wszystko da się objąć umową? Czy zarówno organizator, jak i konferansjer, mogą zabezpieczyć się przed niespodziewanym w ramach umowy?

Zawsze powtarzam, że umowa jest pewnego rodzaju symbolem finalizacji współpracy i uporządkowaniem ustaleń. Rzadko kiedy służy jako narzędzie do egzekwowania racji obu stron. Staramy się z naszymi klientami polegać na wzajemnym szacunku i zaufaniu. Zwykle elementem, który zmienia się niespodziewanie są godziny pracy. Event to żywy organizm, zazwyczaj trudno zmieścić się co do minuty w założeniach agendy. Często zdarzało się, że klient wypuszczał nas do domu godzinę wcześniej, ponieważ dalsza obecność prowadzącego na evencie oznaczałaby wyczekiwanie w garderobie tylko po to, by na koniec powiedzieć „dziękuję, bawcie się dobrze”. Jednocześnie my także zostawaliśmy w pracy dłużej, jeśli trzeba było uratować jakąś sytuację. W optymalnej wersji współpracy wszystko opiera się na racjonalnym podejściu obu stron. W mojej karierze tylko raz spotkałem się z koniecznością wizyty w sądzie z powodu naprawdę uporczywego łamania warunków umowy przez klienta – opisałbym to doświadczenie trzema słowami: drogo, długo i nieskutecznie. Dlatego w pierwszej kolejności jednak staramy się rozstrzygnąć ewentualne spory za pomocą dialogu i wspólnego poszukiwania rozwiązań. Nie mamy zwyczaju chodzenia z notesem i spisywania niedociągnięć, aby później wlepić kary umowne np. za nieodpowiednie kanapki, a wiem, że takie kuriozalne sytuacje się zdarzają.

Gdybyś miał wymienić trzy żelazne zasady jakimi powinien kierować się prowadzący wydarzenie?

Po pierwsze, przede wszystkim powinien starannie czytać scenariusz i przygotowywać się do swojej pracy kilka dni wcześniej, ale być zarazem otwartym na improwizację. Najciekawsze zapowiedzi czy żarty wynikają zazwyczaj z zabawy sytuacją, podkreślania charakterystycznych dla danej chwili zdarzeń. Po drugie na etapie ustaleń z klientem powinien jasno komunikować swoje potrzeby organizacyjne, ale później mieć komfortowe warunki do wykonywania swoich zadań i unikać rozczarowań np. dotyczących techniki czy garderoby, co później przekłada się na ogólną atmosferę współpracy. Po trzecie powinien pamiętać, że prawdziwym gospodarzem eventu jest klient i należy dbać przede wszystkim o jego dobro, a nie traktować eventu jako areny do popisywania się swoimi umiejętnościami oratorskimi.

Czy są wydarzenia, na które odmawiasz dostarczenia prowadzących lub wykładowców? Jeśli tak – to jakie i dlaczego?

Z naszą drużyną braliśmy już udział w pełnym przekroju wydarzeń, począwszy od dni miast poprzez koncerty muzyczne, konferencje prasowe, szkolenia biznesowe, kongresy motywacyjne na galach nagród skończywszy. Również mieliśmy szeroki wachlarz klientów – zarówno lokalnych producentów nawozów rolniczych jak i największe korporacje technologiczne. Uważam, że nie ma czegoś takiego jak obciachowy event z założenia czy zły klient. Można bardzo ciekawie i zajmująco przygotować wręczenie 200 nagród, a zarazem zupełnie położyć coś co kojarzy się z dobrą zabawą, np. konkurs talentów. Liczy się także sama atmofera współpracy. Jeśli od pierwszych maili klient prezentuje roszczeniowe podejście, od razu zapala mi się czerwona lampka. Odmawiamy przede wszystkim udziału w eventach gdzie podstawową rolą prowadzącego ma być rola tzw. „białego misia”, czyli maskotki do selfie, a główną atrakcją – alkohol.